연구비 관리 지침

제정 2021.4.6.

개정 2024.3.12.

제1조(목적) 본 지침은 연구비 관리 규정의 효율적인 시행을 위하여 필요한 세부사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(연구비중앙관리 정의 및 관리기관) ① 연구비중앙관리는 연구자를 대신하여 연구비관리 전담기구를 설치하여 연구와 관련한 필요한 사항을 통합적으로 관리하는 연구비 관리 지원체제를 말한다.

② 연구비중앙관리는 산학협력단에서 주관하되 연구비의 성격에 따라서 권한의 일부 또는 전부를 특정 연구소 등에 위임할 수 있다.

제3조(통합정보시스템의 사용) ① 연구비중앙관리 업무는 연구행정통합시스템(이하 ‘시스템’)을 사용하여 관리하는 것을 원칙으로 한다.

② 시스템은 연구자의 연구수행 편리성과 연구비관리의 질적 수준 향상을 위해 주기적으로 유지, 보수하도록 한다.

제4조(연구관리 수행절차) 연구관리 수행절차는 다음 각 호에 따르며, 각 절차에 의한 대외 행위 표시의 책임자는 산학협력단장이 하되, 연구비지원기관(이하 ‘지원기관’)의 요청이 있는 경우 총장 명의로 할 수 있다[별표1 업무 흐름도].

1. 연구과제 신청 : 연구과제 신청은 산학협력단을 경유하여 연구계획서 및 제출서류를 확인받고 해당 지원기관에 제출(온라인 신청 접수 포함)한다.

2. 연구과제 계약 : 지원기관으로부터 과제선정 통보를 받으면 지원기관이 정한 계약절차에 따라 계약하되, 산학협력단을 경유하여 계약서와 제출서류를 확인받고 제출한다.

3. 연구비 청구 : 협약 절차를 마친 후 계약서에 명시된 연구비 청구 방법에 따라 연구비 일부 또는 전부를 지원기관에서 요청하는 관련 서류(공문, 청구서, 계산서, 통장사본 등)를 준비하여 청구하며, 연구비가 입금되면 연구비 수입 처리 절차를 통해 연구과제 계정을 설정하고, 연구비를 사용할 수 있다.

4. 연구과제 등록 : 산학협력단 연구과제 담당자에 의해 시스템적으로 과제가 생성되면 실행예산, 참여연구원 등을 입력, 검토, 승인의 절차를 거쳐 과제 등록 완료 후 연구자는 연구비 지급 요청을 할 수 있다.

5. 연구비카드 발급 : 지원기관에서 지정한 카드(법인카드 및 산학협력단 지정 연구비카드 포함)를 지원기관의 카드시스템 또는 산학협력단 카드 발급 절차에 의해 카드 발급을 신청한다[별표2 카드시스템 흐름도].

6. 연구비 집행 및 정산

가. 연구비는 해당과제의 세입금액 이내에서 사용함을 원칙으로 하되, 연구비 입금 지연으로 연구비의 가지급 운용이 불가피한 경우에는 당해 연구비 중 간접비, 위탁연구비, 현물인건비를 제외한 가용금액의 30%내에서 연구 책임자가 그 사유 및 용도를 명기하여 가지급금을 신청할 수 있다. 다만, 연구비 가지급금은 산학협력단의 자금 사정에 따라 지급되지 아니할 수 있다.

나. 연구비 집행 중 실행예산을 변경하려면 시스템을 통해 예산변경 절차를 거치되, 지원기관 규정에 따라 지원기관의 사전 승인 또는 보고 절차를 거쳐야 하는 경우가 있으므로 유의하여 예산 변경을 해야 한다.

다. 연구비는 지원기관의 규정과 산학협력단의 규정을 준수하여 연구목적에 부합하도록 투명하게 사용하며, 연구기간 종료 후 지원기관의 규정에 의해 정산을 하도록 한다[별표3 정산 흐름도].

7. 결과물 및 사용실적보고서 제출 : 연구책임자는 연구과제 수행 중 지원기관 규정에 따라 중간보고, 최종보고의 결과물과 연구비 사용에 따른 사용실적 보고서를 제출 기한 내 제출해야 한다.

8. 연구결과 관리 : 연구책임자는 연구의 결과물로 특허를 출원하거나 논문을 게재하고자 할 때는 지원기관의 규정과 협약 내용에 의해 수행해야 한다. 연구 결과와 관련한 지식재산권에 대한 사항은 산학협력단을 통해 수행해야 한다.

제5조(실행예산의 작성 및 변경) ① 실행예산서는 지원기관에서 정한 기준에 의거하여 시스템에 등록해야 하며, 교내연구비 및 지원기관에서 정한 별도 기준이 없는 경우에는 제6조의 비목 및 계상기준을 따른다.

② 실행예산은 지원기관의 규정 또는 본 세칙에서 정한 기준에 의거 최초에 등록한 실행예산을 기준으로 하여 비목을 신설하거나 비목별로 실행예산 변경시 시스템을 통해 승인을 받아야 한다. 다만, 지원기관의 사전 승인이 필요한 경우 승인을 득한 후 변경하여야 한다.

제6조(연구비 비목) 연구비 비목은 직접비, 간접비로 구분하며, 항목별 정의와 계상기준은 [별표4]에 의한다.

제7조(인건비 및 학생인건비) ① 인건비 및 학생인건비는 연구책임자의 신청에 의거하여 매월 참여연구원 또는 학생연구원의 은행계좌로 지급한다.

② 인건비 및 학생인건비 지급시 관련 세법을 준수하여야 하고 인건비를 지급받는 자의 예금통장은 타인이 관리할 수 없다.

③ 학생인건비는 총인건비계상률 월 100%이내에서 관리하며 정규 수업에 지장을 주지 않는 범위에서 “학생인건비 계상기준[별표 4-1]”에서 정한 지급한도액에 따라 계상한다.

제8조(발생이자) ① 지원기관에서 연구과제 발생이자 산출에 대한 기준이 없는 경우 다음과 같이 발생이자를 산출한다.

1. 별도계좌로 운영되는 연구과제의 발생이자는 해당 계좌에 기장된 이자수익으로 한다.

2. 연구비 관리계좌 운영 금융기관의 약정이율이 0%인 경우 이자 수익은 발생하지 않는 것으로 한다.

3. 별도계좌로 운영되지 않는 연구과제는 연구비중앙관리로 인하여 개별 이자산정이 불가능하므로 ‘개별 연구과제 월말현금잔액×0.1%/12’의 합계액을 발생이자로 간주한다.

② 발생이자는 지원기관의 해당 연구과제 재투자 및 반납에 대한 기준이 있을 경우 그에 따르며, 기준이 없는 경우 산학협력단이 흡수하여 연구지원에 사용한다.

제9조(계정설정) 연구과제의 계정은 시스템을 통해 연구책임자별 연구과제 등록에 의한 연구과제번호로 계정을 설정하도록 한다.

제10조(기타) 이 세칙에 필요한 세부사항은 별도 내규로 정하여 시행할 수 있다.

부 칙

제1조(시행일) 이 세칙은 2021년 4월 6일부터 시행한다.

제2조(경과조치) 이 세칙 시행일 이전에 수행된 모든 연구과제는 기존의 연구비 관리지침에 의하여 적용된 것으로 본다.

[별표 1] 업무 흐름도

절 차		주 체		내 용
연구과제 공모		각 기관 산학협력단		각 연구비 지원기관의 공모과제의 연구자별 정보 수집과 산학협력단을 통한 과제공모 공지
↓
연구과제 신청 및 계약체결		연구책임자 산학협력단		연구비 지원기관에 연구계획서를 제출하고, 연구과제로 선정되면 계약 체결
↓
연구과제 등록 및 카드발급		산학협력단		연구비가 산학협력단 중앙관리 계좌로 입금되면, 시스템에 연구과제를 등록(계정생성)하고, 연구비 지원기관에서 지정한 카드가 있을 경우 연구비 사용 전용카드 발급
↓
실행예산서 신청 및 승인		연구책임자 산학협력단		연구책임자는 연구계획에 맞추어 연구비 실행예산서를 시스템에 등록 후 산학협력단에서 검토 후 승인(반려)
↓
참여연구원 등록 및 인건비 지급		산학협력단		연구책임자가 시스템에 참여연구원을 등록하면 산학협력단에서 검토 후 승인(반려)하며, 매월 지정된 날짜에 해당 연구원(연구보조원)의 개인계좌로 인건비 지급
↓
연구비 집행		연구책임자		연구책임자는 실행예산과 각 비목별 집행 원칙에 의거하여 연구비 집행(연구비카드, 세금계산서, 지출증빙용 현금영수증 등)
↓
연구비 지급		산학협력단		시스템에서 지급청구 후 관련 증빙서류를 첨부하여 산학협력단에 제출하고, 집행 증빙서류의 적정 여부를 검토한 후 지출 승인
↓
연구결과물 제출 및 정산 보고		연구책임자 산학협력단		연구비 지원기관의 기준에 따라 연구종료 후 연구결과물과 연구비 집행 사용실적을 보고
↓
연구성과 관리		산학협력단		연구종료 후 논문, 인력배출, 지식재산권 등에 관한 연구성과 관리

[별표 2] 카드시스템 흐름도

카드발급신청		카드 발급		과제에 카드등록		카드 사용
(연구책임자) 연구비지원기관 사이트에 신청 (산학협력단) 카드사에 발급 신청서 제출	⇒	산학협력단 → 연구책임자	⇒	산학협력단	⇒	연구책임자 참여연구원

[별표 3] 정산 흐름도

지출 결의		지급 및 정산		작업 완료
연구책임자 연구비 지출 요청( 지급 청구)	⇒	연구책임자 → 산학협력단 (관련서류 : 지급청구서, 증빙서류)	⇒	정산 보고서 제출

↙↓↘

인건비 지급		물품 구매		일반비용
정기지급 수시지급		(세금)계산서 카드영수증		(세금)계산서 카드영수증 기타영수증

[별표 4] 연구비 비목 및 계상기준표

구 분		사용용도 및 계상기준
비목	세목
직접비	인건비	▪해당 연구개발과제에 직접 참여하는 내부·외부 연구원에게 지급하는 인건비 ▪연구부서의 연구 지원인력에게 지급하는 인건비 ▪연구기관의 급여기준에 따른 연구기간 동안의 급여총액을 해당과제 참여율에 따라 계상하되, 총 연봉의 100%를 초과할 수 없음(4대 보험과 퇴직급여 충당금의 본인 및 기관 부담분 포함) ▪원 소속기관으로부터 지급받는 인건비에 해당하는 부분은 현물 또는 미지급 인건비로 계상하되, 현금으로 지급하지 않음 (단, 전문기관에서 허용하는 경우 지급 가능)
	학생 인건비	▪해당 연구개발과제에 직접 참여하는 학생연구원에게 지급하는 인건비 ▪학생연구원 등록시 ‘건강보험자격득실확인서’를 통해 타 기관 취업여부 확인
	연구 시설 · 장비비	▪해당 연구개발과제의 최종(단계) 종료 2개월 이전에 도입이 완료되어 해당연구에 사용할 수 있는 연구시설·장비의 구입ㆍ설치비(구입ㆍ설치에 필요한 부대비용 및 성능 향상비를 포함) ▪해당 연구개발과제에 필요한 연구시설ㆍ장비의 임차ㆍ사용대차에 관한 경비, 연구시설ㆍ장비를 다른 기관으로부터 이전받거나 같은 기관 내의 공동활용시설로 이전ㆍ설치하는 경비, 유지ㆍ보수비 및 운영비 ▪연구개발성과로 시설ㆍ장비의 일부 또는 전부를 개발하여 해당 연구개발과제 수행기관에서 고정자산번호를 부여하는 시설ㆍ장비의 개발 경비 ▪연구인프라 조성을 목적으로 하는 사업의 경우 부지ㆍ시설의 매입ㆍ임차ㆍ조성비, 설계ㆍ건축ㆍ감리비 및 장비 구입ㆍ설치비
	연구 활동비	▪연구원의 국내외 출장여비 ▪과제와 직접 관련 있는 인쇄·복사·인화·슬라이드 제작비, 공공요금, 제세공과금, 우편요금·택배비 및 수수료 등 ▪전문가 및 일용직 활용비, 국내외 교육훈련비, 도서 등 문헌구입비, 회의장 사용료, 세미나 개최비, 학회·세미나 참가비, 논문 게재료, 원고료, 통역료, 속기료, 기술도입비 등 [별표4-2] ▪「국가과학기술 경쟁력 강화를 위한 이공계지원 특별법 시행령」 제17조제1항제1호다목에 따른 연구개발서비스 활용비 ▪세부과제가 있는 경우에는 해당 연구개발과제의 조정 및 관리에 필요한 경비 ▪특허정보 조사ㆍ분석, 원천ㆍ핵심특허 확보전략 수립 등 지식재산 창출 활동에 필요한 경비(지식재산권 출원ㆍ등록비는 제외) ▪회의비, 식대, 사무용품비, 연구환경 유지를 위한 기기ㆍ비품의 구입ㆍ유지비(연구실의 냉난방 및 건강하고 청결한 환경 유지를 위하여 필요한 기기ㆍ비품의 구입ㆍ유지 비용) 및 비영리법인의 연구실 운영에 필요한 소액의 소모성 경비 [별표4-3] ▪해당 연구개발과제 최종(단계) 2개월 이전에 도입이 완료되어 해당 연구에 사용할 수 있는 기기(컴퓨터, 프린터, 복사기 등 사무용 기기 및 주변 기기를 말하며, 개인용 컴퓨터는 자체 규정에 따른 절차를 이행한 경우만 해당) 및 소프트웨어(컴퓨터 구동 프로그램, 사무처리용 소프트웨어, 바이러스 백신 등)의 구입ㆍ설치ㆍ임차ㆍ사용대차에 관한 경비 ▪연구인프라 조성을 목적으로 하는 사업의 목표 달성을 위한 기획ㆍ단위과제 조정 등 추진과정의 전부 또는 일부에 대하여 자문이나 관리를 수행하는 종합사업관리 추진비용
	연구 재료비	▪시약·재료 구입비 및 전산 처리·관리비 ▪시제품·시작품·시험설비 제작경비 (자체 제작하는 경우 노무비를 포함)
	연구 수당	▪해당 연구개발과제 수행과 관련된 연구책임자 및 참여연구원의 보상금·장려금 지급을 위한 수당 ▪인건비(인건비로 계상된 현물·미지급인건비 및 학생인건비 포함)의 20퍼센트 범위에서 계상
	위탁연구 개발비	▪연구의 일부를 외부기관에 용역을 주어 위탁 수행하는 데에 드는 경비 ▪해당 연구개발과제의 위탁연구개발비를 제외한 직접비의 40퍼센트 초과 불가
간접비		▪지원기관에서 정한 기준에 따라 아래와 같이 산정 - 국가연구개발사업 : 직접비(미지급인건비, 현물 및 위탁연구개발비는 제외)에 과학기술정보통신부가 고시한 간접비율을 곱하여 계상 - 정부용역 : 국가계약법 적용 - 지원기관의 기준이 없는 경우 : 총 연구비(부가세 및 위탁연구개발비 제외)의 15%이상 계상 ▪기관 공통 지원경비, 인력지원비, 연구지원비, 성과활용지원비 등에 사용

[별표 4-1] 학생인건비 계상기준

(단위: 원)

직급	월 기준액	비고
박사과정	3,000,000
석사과정	2,200,000
학사과정	1,300,000

[별표 4-2] 국내외 전문가 활용 단가 기준표

(별표4-2-1) 국내 전문가 활용경비 지급기준(자문료, 강연료)

구 분	자문료		강연료(회)	비 고
	장기(일)	단기(시간)
저명인사, 기관장	300,000원 이하	150,000원 이하	100만원 이하	제세포함
책임급 이상			80만원 이하	제세포함
선임급 이하	250,000원 이하	100,000원 이하	50만원 이하	제세포함

* 장기자문 : 2일 이상에 걸쳐 이루어지는 2회 이상의 자문

* 단기자문 : 1일 이내 1회에 걸쳐 이루어지는 자문

* 식비, 숙박비 등 체제비를 정액지급 할 경우 국내여비 기준에 준하되, 숙박비의 경우 연구비카드 사용분에 한하여 실비를 인정함.

* 강연을 목적으로 초청한 경우에는 자문료를 지급할 수 없음.

(별표4-2-2) 국외 전문가 활용경비 지급기준(자문료, 강연료)

구 분	자문료		강연료(회)	비 고
	장기(월)	단기(일)
노벨상 수상자 수준의 석학	20,000＄ 이하	700＄ 이하	1,500＄ 이하	제세포함
교수급 이하	11,000＄ 이하	400＄ 이하	1,000＄ 이하	제세포함

* 장기자문 : 1개월 이상의 장기 활용 / 단기자문 : 1개월 미만의 단기 활용

* 식비, 숙박비 등 체제비를 정액지급 할 경우 국외여비 기준(가등급)에 준하되, 숙박비의 경우 연구비카드 사용분에 한하여 실비를 인정함.

* 항공료는 항공사 Invoice와 비행기표를 제출 후 실비 지급함.

* 강연을 목적으로 초청한 경우에는 자문료를 지급할 수 없음.

* Working Day를 기준으로 하되, 미화에 해당하는 금액을 원화로 지급함.

(별표4-2-3) 기타 지급기준

구 분	지급기준	지급액
원 고 료	원고지 1매(200자)	10,000원 이하
	A4용지 1매(80칸, 20줄)	40,000원 이하
번 역 료	한국어 ⇒ 외국어(A4용지 1매)	50,000원 이하
	외국어 ⇒ 한국어(A4용지 1매)	30,000원 이하
위 원 수 당	운영위원회 등(내부위원제외)	300,000원 이하
동영상 촬영	1일(촬영, 편집, 업로드 포함)	150,000원 이하
홈페이지제작	국문(외국어 포함시 최대 2배 이내)	1,000,000원 이하
설 문 조 사	기본 30문항 (초과 10문항당 1만원 / 최대 15만원)	50,000원 이하

* 사업등록업체에 의뢰시 해당 업체의 단가 기준을 따름.

[별표 4-3] 회의비 및 식대 단가 기준표

구 분	집행한도	비 고
회 의 비	5만원 / 1인	* 국가연구개발사업은 외부 참석자가 참여한 회의 중 사전 내부결재가 완료된 회의에 한해 사용 (2024.11.7.부터 시행) .* 회의록 제출 필수 (단, 10만원 이하 사용 시 회의목적 간단 기재 가능) * 유흥주점 집행 불가
식 대	1.5만원 / 1인	* 참여연구원에 한하여 평일 야근(17시~24시) 및 특근(주말, 공휴일) 시 집행 * 야근(특근) 확인서 제출 필수

[별지 1]

연구비 가지급금 지원 신청서

연구책임자	(소속) (성명)
과제번호
연구과제명
지원기관
당해 연구기간	20 . . ~ 20 . .
당해 연구비	원 (현금 : 원, 현물 : 원)
신청금액	원
산출근거	상세히 기재 (예 XXX 연구원인건비 X백만원 * 2개원 = )
신청사유	□ 연구비 입금지연 □ 기타 :
상환예정일	20 . .

위 가지급금 연구비에 대하여 연구과제 계약조건 및 아래 사항을 준수할 것을 확약하며 신청서를 제출합니다.

- 아 래 -

1. 가지급금은 계약조건에 명시된 사용목적 외에는 사용하지 않음

2. 연구책임자는 가지급금 상환이 지연되는 사유가 발생할 경우 사유서와 상환계획서를 산학협력단장에게 제출하여 상환 기한 연장을 승인받아야 하며, 과제 종료이후 3개월 이내 미상환시 연구책임자 개인이 상환 처리함을 확약합니다.

20 년 월 일

연구책임자 : (인)

한국뉴욕주립대학교 산학협력단장 귀하